Au sein d'une équipe de 5 personnes, vous aurez pour mission : 

La gestion administrative du portefeuille PI
- Assurer, en lien avec les ingénieurs brevets et le cabinet de conseils en propriété industrielle, la mise en œuvre et le suivi des opérations administratives nécessaires à la gestion du portefeuille PI.

- Mettre en œuvre les décisions et orientations communiquées par les ingénieurs brevets, assurer le suivi de la bonne exécution des prestations du cabinet et veiller au respect des références et instructions administratives nécessaires.

- Garantir la qualité, la cohérence et la complétude des données du système d’information PI ; vérifier les mises à jour du portefeuille, identifier et traiter les anomalies relevant de son périmètre, et alerter les ingénieurs brevets lorsque celles-ci nécessitent une décision technique ou juridique.

- Participer à l’élaboration des indicateurs et tableaux de bord du Département PI, ainsi qu’à l’amélioration continue des processus et outils de gestion du portefeuille.

Gestion des relations avec les inventeurs
- Assurer la gestion administrative des relations avec les inventeurs tout au long de la vie des titres : communications administratives, mise à jour des informations les concernant et suivi des procédures internes relatives aux inventions.

- Mettre en œuvre le processus de rémunération des inventeurs conformément aux règles internes, préparer les éléments nécessaires aux versements et assurer les échanges avec les Ressources Humaines et les services compétents.

- Répondre aux demandes administratives relevant de son domaine de compétence et contribuer à la diffusion de la culture PI par la qualité des échanges et de la circulation de l’information.

Gestion administrative et financière du Département PI
- Élaborer de manière autonome les demandes d’achat et commandes nécessaires aux activités du Département PI, sur la base des besoins et informations transmis par les ingénieurs brevets et les Business Units.

- Assurer les échanges administratifs associés avec le cabinet de conseils en PI et les prestataires, et communiquer les références nécessaires à la bonne exécution de leurs prestations.

- Vérifier la cohérence des factures avec les prestations attendues et les engagements réalisés, assurer les opérations de réception dans les systèmes comptables, et identifier ou traiter les anomalies administratives ou financières de son périmètre.

- Participer au suivi budgétaire du Département PI, à l’élaboration des prévisions et au suivi des engagements de dépenses.

Activités transverses
Participer aux reportings et audits internes ou externes, aux projets d’évolution des outils et systèmes d’information PI, à la formalisation et à l’amélioration continue des procédures, ainsi qu’à la continuité des activités administratives du Département PI.

Vous justifiez d’une expérience de 2 ans minimum dans la gestion administrative d’un portefeuille de propriété intellectuelle, idéalement de brevets, acquise en entreprise, en cabinet de conseils en propriété industrielle ou dans un environnement comparable. Une qualification spécialisée en administration PI, notamment le Certificat d’Aptitude Brevets (CAB), ou une expérience équivalente, constitue un atout significatif.

Vous connaissez les principes généraux de la propriété intellectuelle et le cycle de vie administratif des titres. Vous maîtrisez la saisie des informations en bases de données, ainsi que les outils bureautiques. Une pratique des processus achats, comptabilité et suivi budgétaire, ainsi que des outils ERP, est attendue.

Un anglais professionnel est nécessaire pour les échanges liés au portefeuille et aux prestataires.

Rigoureux(se) et fiable, vous savez organiser et suivre simultanément de nombreux processus administratifs, gérer des échéances, fiabiliser les données et contrôler la qualité des prestations réalisées. Vous êtes capable d’identifier et de traiter les anomalies relevant de son périmètre, d’alerter de manière pertinente lorsqu’une décision technique ou juridique est nécessaire, et de travailler en autonomie dans un cadre procédural défini.

Vous disposez d’un bon sens de l’organisation et des priorités, d’un esprit d’analyse et d’une réelle capacité d’anticipation. Votre sens du service, votre aisance relationnelle et votre capacité à coordonner des interlocuteurs variés — ingénieurs brevets, cabinet PI, inventeurs, Business Units, RH, Achats, Finance et Contrôle de gestion — vous permettent d’assurer un rôle central de coordination administrative. Discrétion, confidentialité, esprit d’équipe et force de proposition sont indispensables.