Compte de l’augmentation de l’activité, l’assistant( e )aidera les managers et les fonctions supports dans la réalisation des tâches administratives et logistiques

Vos missions seront les suivantes :

Administration générale

·       Émission des Ordres de Mission (OM) pour les collaborateurs CETH.

·       Vérification et traitement des Notes de Frais (NdF) dont la vérification des du ratio Kms Personnels VS Kms Professionnels

·       Gestion mensuelle des indicateurs de performance CETH.

·       Programmation et suivi du plan de formations

·       Générer la documentation des habilitations et mise à jour des carnets d’accès

·       Mises à jour régulières du livret d’accueil

·       Aide à la rédaction et mise à jour des standards

 Logistique & Services généraux

·       Réservation des hôtels, billets de train, avion, voitures de location.

·       Lancement des transports classiques ou de class 7

·       Suivi (maintenance, pneus, réparations, carte carburant, badge péage) du parc de Véhicules de location de Longue Durée (VLD) ou assurer l’interface avec la société qui en a la charge.

·       Prise de rendez-vous pour les visites médicale et/ou DATR et enregistrement des aptitudes

·       Gestion des stocks Équipements de Protection Individuelle (EPI) et des dotations.

·       Suivi des fontaines à eau, distributeurs automatiques, etc.

·       Organisation des événements internes : portes ouvertes, inaugurations, repas d’équipe.

·       Suivi des fournitures de bureau

Accueil & coordination

·       Standard téléphonique

·       Accueil physique des clients, visiteurs, livreurs.

·       Gestion des accès au bâtiment : ouverture du portail, orientation des visiteurs.

·       Rédaction des notes de bienvenue

·       Assurer le suivi de la réalisation des parcours d’intégration

 Communication

·       Communication : newsletter ou autre

·       Traductrice (vérification de traduction)

·       Animation du réseau social CETh

·       Mise à jour Site internet et compte LinkedIn direction

·       Diffusion CR : COPIL, H&N, CSE etc..  et gestion des affichages règlementaires

·       Fluidifier les processus (remontées d’information sur la base du REX observé

Livrables

·       OM

·       NdF

·       Programme de formation

·       Parcours d’intégration

·       Livret d’accueil

·       RDV

·       Newsletter

·       Standards

·       Carnet d’accès à jours

·       Habilitations à jour

Indicateurs

·       OM et NdF traités dans les délais

·       95% des parcours d’intégration complétés dans les délais

·       Incitateurs de CETH remis à jours mensuellement et diffusés dans les délais

·       Avancement du Programme de formation diffusé mensuellement

·       Mise à jour du site internet tous les 3 mois

·       Diffusion mensuelle de la newsletter

Bac+2 : BTS Gestion PME, BTS SAM, DUT GEA ou équivalent

·  Maitrise du pack office 365 Word, Excel, Power point, Team

- Expérience de 5 ans en administration & logistique s, Outlook

Anglais niveau opérationnel

Permis B