Intégré(e) au sein de l’équipe du département DTIPR-F, vous prenez en charge l’assistanat d’une équipe d’environ 200 personnes constituée principalement d’ingénieur études, du jeune embauché à l’expert confirmé, et du management associé. Le département est composé de 14 sections de 10 à 15 personnes chacune. Parmi ces sections, 5 sont mises à disposition dans EDVANCE et ont une assistante EDVANCE dédiée, vous serez donc en lien avec 9 sections.

 En particulier, vous menez les missions suivantes :

· Organisation des missions en France et à l’étranger : commandes de billets, réservation d’hôtels, demandes de visa/passeport, notes de frais…,

· Organisation des réunions : réunions de département, réunion techniques,…,

· Assurer la création puis le suivi des réquisitions et demandes d'achat (le contrôle et la validation des factures restent de responsabilité du chef de département),

· Contrôler les saisies mensuelles des temps des collaborateurs du département,

· Accueillir les nouveaux arrivants sur le plan administratif (embauchés, stagiaires, prestataires),

· Assurer le suivi des activités administratives en support à l’ensemble des collaborateurs : ordres de mission, notes de frais, demandes d’accès, renouvellement de badge, calendrier des vacances, plan d’implantation des bureaux dans les étages, fiches de déménagement ou de changement d’entité,

· Gérer la documentation : création de notes Coedm3, diffusion,

·  Assurer l’intendance, en particulier distribution du courrier,

·  Assurer l’interface avec les services généraux (demande de mobilier, déménagement,…),

·  Mise à jour régulière des annuaires et organigrammes des équipes du département.

 Vous serez aussi amené(e) à intervenir en support à la mise en œuvre de l’excellence opérationnelle auprès des chefs de section :

·  Remontage des taux d’adhérence 6WLA par section,

·  Suivi des Paretos section et relance des intervenants,

·  Tenir à jour, dans un fichier Excel, une liste de livrables émis par la section et assurer le suivi de l’indicateur associé,

·  Mettre à jour mensuellement des indicateurs simples par section (KPI).

 Cette liste de missions pourra être enrichie en fonction des nécessités de service.

Votre rigueur, votre aptitude à communiquer et votre fiabilité vous permettront de mener de manière autonome ces missions.

Proactivité, dynamisme et esprit d’équipe seront des atouts pour intégrer notre équipe.

Vous maitrisez les principaux logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Skype, Teams).

Vous serez amené également à utiliser les logiciels SAP, CONCUR et COEDM3.

La connaissance des outils excellence opérationnelle mis en oeuvre à Framatome et la pratique de l’anglais seraient un plus.